社内のAI利用ルールがない。求人票を作る前に、何を決めればいい？

社員30人ほどの会社で、採用担当者がChatGPTを使って求人票を下書きしたい。けれど、社内のAI利用ルールはまだない。そんなとき、何から決めればよいのでしょうか。

この記事では、求人票づくりに作業を絞り、「何を入力してよいか」と「誰が公開前に確認するか」を決める方法を紹介します。読み終えたら、最初のルールを一枚にまとめられます。

「AIを使っていい？」だけでは判断できない

採用担当者から「求人票をAIで作ってもいいですか」と聞かれた場面を考えてみてください。

「使っていいよ」だけでは、担当者は迷います。職種名や勤務地は入力してよさそうです。一方、応募者との面談メモや、まだ社外に出していない給与の検討案まで貼ってよいのかは分かりません。

反対に「社内情報は一切入れない」とだけ決めても、どの情報なら求人票の下書きに使えるのかが見えません。結局、担当者ごとに判断が分かれます。

最初から全業務を対象にした規程を完成させる必要はありません。まずは、これから実際に使う求人票の下書きを対象に、入力と公開前の確認を決めます。小さくても、担当者が迷ったときに開けるルールにすることが目的です。

最初に、AIへ渡す材料を分ける

求人票に必要な情報を、いったん三つに分けます。

• 使う情報：公開済みの会社紹介、正式に決まった勤務地、募集職種など
• 確認してから使う情報：募集条件として社内で決定済みだが、まだ公開していない内容
• 入力しない情報：応募者の氏名や面談メモ、選考中の評価、未決定の給与案など

ここでの「確認してから使う」は、「決定済みなら必ずAIに入れてよい」という意味ではありません。使うAIサービス、会社の設定や契約、情報を管理する担当者の判断も必要です。確認が済むまでは入力せず、「この項目は担当者に聞く」と残します。

たとえば、採用担当者が手元に持っている前回の求人票に、応募者から寄せられた質問や面談で聞いた話が書き込まれていたとします。そのファイルを丸ごと渡すより、求人票に必要な確定事項だけを抜き出した方が、入力内容を確認しやすくなります。

大切なのは、「求人票だから安全」と作業名で決めないこと。同じ求人票づくりでも、AIに渡す文章の中身で判断します。

下書きは「確定した事実」だけで依頼する

AIに渡す材料を絞ったら、下書きの依頼文も短く固定します。以下は、そのまま書き換えて使える例です。職種名や勤務地は架空の記入例です。

求人票の下書き依頼文

あなたは求人票の文章を整える担当です。次の確定事項だけを使い、読みやすい求人票の下書きを作ってください。

• 募集職種：営業事務
• 勤務地：福岡市内
• 主な業務：受注内容の入力、問い合わせの一次受付
• 応募条件：基本的なPC入力ができること

記載のない給与、勤務時間、休日、福利厚生、選考方法は推測して書かず、末尾に「要確認項目」として列挙してください。応募者の個人情報や、社内で未決定の条件は入力しません。

ポイントは、AIに空欄を埋めさせないことです。求人票らしい文章を頼むと、与えていない条件まで自然に補われることがあります。下書きが読みやすくても、書かれている条件が正しいとは限りません。

そこで、未入力の項目は「要確認項目」に出してもらいます。担当者はその一覧を見て社内に確認でき、決まっていない条件をうっかり公開することも避けやすくなります。

この依頼文を社内で共有するときは、冒頭に「求人票の下書きにのみ使用」と書いておくと、ほかの採用業務へそのまま流用しにくくなります。応募者の評価や面接結果の要約は、同じ採用業務でも扱う情報が違うため、別に判断してください。

公開する前に、人が何を見るか

入力を絞っても、出てきた文章をそのまま掲載してよいわけではありません。求人票の下書きには、元の情報から意味が変わった表現や、AIが補った条件が混ざる可能性があります。

公開前に、採用担当者が次の項目を見ます。

• 条件：勤務地、勤務時間、給与などが決定済みの内容と一致するか
• 業務内容：実際の仕事より広く、または狭く書かれていないか
• 追加された記述：入力していない制度や待遇が書かれていないか
• 要確認項目：空欄のまま掲載しそうな項目が残っていないか

文章を整えた人と、条件を確定できる人が違う会社なら、確認者も分けます。採用担当者が文章を見て、給与や勤務条件は決定権のある責任者に確認する、という形です。「最後は人が確認する」だけで終わらせず、誰が何を確認するかまで書いておきます。

確認後に内容を修正した場合も、その修正版を公開前に見直します。AIの下書きだけを確認して、掲載する版の確認が抜けると、せっかく決めた手順が役に立ちません。

一枚のルールにすると、次の担当者も使える

ここまで決めたことを、長い規程に書き直す必要はありません。まずは、次の四項目を社内の共有場所に置けば十分に始められます。

求人票づくりのAI利用ルール・初版

• 対象作業：求人票の文章の下書き
• 入力する内容：確認済みの募集条件と、利用が認められた会社情報だけ
• 入力しない内容：応募者の個人情報、面談メモ、未決定の条件
• 公開前の確認：採用担当者が文章と追加記述を確認し、募集条件は責任者に確認する

判断に迷う項目は入力を止め、確認先に聞いてから扱う。

これで、担当者が求人票を作り始めるときの入口ができます。実際に試して「この会社紹介文は使ってよい？」「決定済みの条件は誰に確認する？」という疑問が出たら、その答えを初版に追記します。

社内のAI利用ルールを作る第一歩は、立派な文書を完成させることではありません。一つの作業について、入力できる情報と公開前の確認者を決めることです。

今日やることは一つだけ。次に作る求人票を選び、AIに渡す前に、材料を「使う・確認する・入力しない」の三つに分けてみてください。

もっと具体的な手順とテンプレートが必要な方へ

求人票の材料を分け、下書きの依頼文を作り、公開前の確認担当を決める作業を、社内で回せる形にまとめた有料記事があります。

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この記事の続きを、社内で回せる形にまとめました

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