営業会議のメモ、ChatGPTに丸ごと貼っていませんか？小さな会社のAI利用ルールの始め方

社員が営業会議のメモをChatGPTで要約したい。便利そうだけれど、顧客名や価格まで貼ってよいのか、社内で決まっていない。そんな社員30人ほどの会社の経営者・担当者に向けて、最初のAI利用ルールの作り方を書きます。持ち帰ってほしいのは、「使ってよい業務」と「入力してよい情報」を一緒に決めるという方法です。

「AIを使っていい？」だけでは答えにくい

「議事録の作成にAIを使っていいですか？」

こう聞かれたとき、「いいよ」だけでは、社員は次に迷います。会議メモを全文貼っていいのか。顧客の発言を入れていいのか。AIが書いた要約をそのまま顧客に送っていいのか。

反対に「情報漏えいが心配だから、しばらく禁止」とすると、公開しても問題のない情報を使った下書きまで止まります。株式会社ARISTAとしては、最初から全業務を対象にした長い規程を作るより、一つの業務で判断できる短いルールから始めるのを勧めます。

ここでは「営業会議のメモから、社内向けの要点を整理する」場面だけを扱います。顧客に送る提案書の完成や、顧客情報をAIに読み込ませる運用までは広げません。対象を絞ると、入力と出力の両方を具体的に決められます。

最初に決めるのは、ツール名より作業の範囲

「ChatGPTを使ってよい」とだけ書くと、使い方の境界が見えません。同じChatGPTでも、一般的な文章の言い換えと、顧客との商談記録の全文入力では、扱う情報が違います。

営業会議なら、まず許可する作業を次のように狭くします。

• 使ってよい作業：個人名や取引先名を含まないメモから、社内向けの論点一覧を下書きする
• AIに任せない作業：会議で決まったことの確定、担当者や期限の決定、顧客への送信
• 最後に確認する人：その会議に参加した担当者

これなら社員は「AIに何をさせるか」を想像できます。AIの要約には、発言の取り違えや、決まっていないことを決定事項のように書く可能性があります。会議の事実を確定する役割は、人が持つと明記しておきます。

「名前を消せば大丈夫」とは書かない

次は入力する情報です。会議メモには、社名や氏名のほか、金額、契約条件、未公開の計画、顧客特有の事情が混ざります。名前だけ消しても、内容から相手が分かる場合があります。

そこで、最初の試行では「メモを丸ごと貼る」を許可しない形にします。社員が必要な論点だけを書き直し、入力前に確認します。たとえば、こんな違いです。

• そのまま貼らない例：「A社の田中さんが、10月開始の契約を月額○万円で検討。既存システムの障害にも言及」
• 書き直した例：「新サービスの開始時期と、既存システムとの連携について社内で検討中。未決事項を整理したい」

後者でも、会社固有の事情が残ることはあります。「匿名化したから必ず安全」とは判断せず、迷う内容は入力しない。業務上どうしても入力が必要なら、利用するサービスの契約条件や会社の情報管理方針を確認してから、担当者が個別に判断します。

社員に「自己責任で判断して」と渡すのではなく、迷ったときの相談先を一人決めることも大切です。小さな会社なら、まず経営者か管理担当者で十分です。判断が割れた入力例を残せば、次に同じ質問が来たときの答えにもなります。

今日作れる、営業会議向けの短いルール

最初の版は、社内チャットに貼れる長さで構いません。以下を自社の担当者名と利用するAIサービス名に合わせて書き換えてください。

営業会議メモのAI利用ルール・初版

• 対象作業：営業会議の論点と未決事項を、社内向けに下書きする。
• 入力する内容：必要な論点を人が書き直した文章。入力前に、社名・氏名・連絡先・具体的な金額・契約条件・未公開情報が残っていないか確認する。
• 入力しない内容：会議メモの全文、顧客から受け取った資料、判断に迷う情報。
• 出力の扱い：参加者が原メモと照合する。決定事項・担当者・期限をAIの出力だけで確定しない。顧客にはそのまま送らない。
• 迷ったとき：入力を止め、［担当者名］に確認する。
• 利用するサービス：［会社が確認したサービス名・利用方法］。

これは完成版の社内規程ではありません。まず一つの作業を安全に試すための初版です。サービスごとに入力データの扱いや設定が異なるため、会社が利用方法を確認したものを指定してください。社員の個人アカウントを使う想定なら、その扱いも曖昧にせず、会社として判断が済むまで業務情報は入力しない形にします。

ルールは、実際のメモ一件で確かめる

文章を作っただけでは、「どこまでが未公開情報か」などの迷いが残ります。そこで、直近の営業会議メモを担当者が手元で見ながら、AIには貼らずに確認します。

まず、AIで整理したい論点を一つ選びます。次に、その論点を説明する文章を書き直し、社名や金額を消しても目的を果たせるか考えます。最後に、ルールに沿って「入力できる」「入力しない」「担当者に相談する」のどれかを決めます。

たとえば「顧客への提案内容を決めたい」なら、固有の契約条件が必要になるかもしれません。その場合は今回の対象外です。一方、「次の会議で確認する質問を一般的な形で並べたい」なら、顧客情報を入れずに下書きできる可能性があります。

こうして試すと、ルールの言葉が社員に通じるか分かります。「金額は消したが、案件を特定できる説明が残った」という迷いが出たら、その例をもとに一文を直してください。ルールを使える形にする作業は、ここから始まります。

最初の一歩は、一件だけ選ぶ

社内のAI利用ルールを一度に全業務へ広げる必要はありません。まずは「営業会議の論点整理」のように作業を一つ選び、入力してよい範囲、出力を確認する人、迷ったときの相談先を書きます。

今日やることは、直近の会議メモを一件選び、上の初版ルールで入力可否を判定することです。実際に迷った箇所が、あなたの会社で次に決めるべきルールになります。

もっと具体的な手順とテンプレートが必要な方へ

営業会議メモの入力可否を判定し、担当者が出力を確認する作業を、社内で回せる形にまとめた有料記事があります。

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