ChatGPTに議事録を渡しても、提案資料にならない？「決定・未決・提案」を分ける業務改善キット

取引先との打ち合わせ後、議事録はあるのに、改善提案資料を作る手が止まる個人事業主・会社員に向けた記事です。発言をそのままスライドに並べず、ChatGPTで「確認できた事実」「まだ決まっていないこと」「提案」を分けます。読後には、議事録から提出前の提案資料原稿まで、一つの題材を通して作れるようにします。

議事録が長いほど、提案がぼやける

「問い合わせ対応に時間がかかる」「担当者によって案内が違う」「何か改善したい」。打ち合わせでこうした話が出たとします。

議事録には困りごとが残っています。でも、そのまま資料にすると「問い合わせ対応を効率化しましょう」という、誰にでも言える提案になりがちです。

資料を作る人が最初に知りたいのは、もっと手前のことです。

• 相手が実際に言ったことは何か
• こちらが推測していることは何か
• 次回、相手に決めてもらうことは何か

この三つが混ざったままChatGPTに「提案資料を作って」と頼むと、もっともらしい目標値や導入手順が補われることがあります。文章が整っていても、相手が合意していない内容を「決定事項」として提出したら困ります。

僕なら、スライドの構成より先に議事録の各情報へラベルを付けるところから始めます。ここは無料部分だけでも試せます。

まず試す、三つのラベル

手元の議事録から、改善に関わる発言を五つだけ抜き出してください。そして、それぞれの先頭に次のいずれかを付けます。

• 事実：発言、記録、合意によって確認できること
• 未決：質問は出たが、答えや担当が決まっていないこと
• 提案：こちらが考えた進め方。まだ相手は承認していないこと

例えば「問い合わせはメールと電話で受けている」は、先方の発言があれば事実です。「どちらから改善するか」は、決まっていなければ未決です。「まずメールの定型質問を整理する」は提案です。

ここで大事なのは、ありそうな話を事実に昇格させないこと。「対応時間が半分になるはず」と思っても、測定前なら効果の見込みとしてさえ数字は書けません。

五つの発言を分類するだけで、資料のどこに確認事項を置くべきか見え始めます。議事録から提案資料への変換は、文章を短くする作業ではなく、情報の立場を決める作業です。

この記事で作るもの

この先は、一つの想定案件を最後まで扱います。題材は、小規模な事業者から「問い合わせ対応を改善したい」と相談された担当者が、打ち合わせの議事録を提案資料に変える場面です。

有料部分には、次の実物を入れています。

• 議事録仕分けシート：発言を事実・未決・提案に分ける記入例
• 課題仮説点検文：ChatGPTへ渡す指示文、記入例、出力例
• 提案骨子生成文：資料の構成を作る指示文、記入例、出力例
• 提出前照合票：議事録と完成原稿を突き合わせる確認項目
• 一つの想定案件について、入力→出力→修正→完成原稿まで進めるケーススタディ

扱うのは、デザイン済みのスライドではなく、スライドに載せる見出し・本文・確認事項・説明時に話す内容です。提案内容の承認は、資料を出す相手から得てください。

この記事の詳細パートで手に入るもの

• 議事録仕分けシート
• 課題仮説点検文
• 提案骨子生成文
• 提出前照合票

続きと、そのまま使えるテンプレート

この記事の実践パート（手順・チェックリスト・コピーして使えるプロンプト）は note で公開しています。

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