社内のAI利用ルールがない。月次報告をChatGPTで書くなら、何から決める？

社員30人ほどの会社で、月次報告の文章をChatGPTに手伝わせたい。でも、売上データをどこまで入力していいか分からない。そんなときは、全社共通の長い規程を作る前に、月次報告の下書きに使う材料と確認者を決めてみてください。この記事では、そのまま試せるルールの初版を作ります。

「売上の数字を貼っていい？」で止まらないために

月初、担当者がExcelの売上一覧を開き、経営者向けの月次報告を書こうとしています。数字の集計は終わったものの、「増減の理由」と「来月の対応」を文章にする手が止まる。そこでChatGPTを使いたくなる場面です。

ここで「AIを使っていい」とだけ伝えても、担当者は迷います。売上一覧を丸ごと貼る人もいれば、何も入力できず、結局すべて手で書く人もいるでしょう。判断に必要なのは、AIの利用を許すかどうかだけではありません。何を渡して、何を人が確かめるかです。

私なら、社内ルールの初版はこの月次報告だけに絞ります。対象が一つなら、実際の作業に照らして「これは入力できる」「これは入力しない」と書けます。担当者も、明日の仕事で使えるルールとして理解できます。

まず、AIに任せる作業を狭く決める

今回AIに頼むのは、担当者が確認した情報をもとにした報告文の下書きです。元データの集計や、売上が変動した原因の特定まで任せません。

例えば、前月比で売上が下がったとしても、数字だけを見て「競合の値下げが原因です」とは書けません。その理由を社内で確認していないなら、下書きにも断定を入れない。分かっている事実と、まだ確認が必要なことを分けます。

この範囲を最初に決めると、担当者の仕事も明確になります。集計済みの数字を確かめる。変動の理由について、確認できた事実を短く書く。その材料からAIに文章案を作らせ、最後に人が報告内容を確定する、という流れです。

「AIで月次報告を作る」と広く言うより、「確認済みの材料から文章の下書きを作る」と書いたほうが、使う側は判断しやすくなります。

入力材料は、元データから切り出す

次に決めたいのが、ChatGPTへ入力する内容です。売上一覧には、取引先名、担当者名、案件名、個別の金額など、報告文の下書きには不要な情報も含まれます。一覧をそのまま貼る前に、文章化に必要な材料だけを別に用意します。

月次報告なら、例えば「確認済みの売上合計」「前月との比較」「社内で確認した変動理由」「報告したい対応」です。取引先ごとの事情に触れる必要がなければ、名前や個別取引の行は入れません。名前を伏せても取引先が推測できる内容なら、その詳細も外します。

ただし、「社名を消したから、どの数字でも入力してよい」という意味ではありません。売上合計そのものが社外に入力してはいけない情報なら、それも使わない。入力できる情報かどうかは、自社で決めた取扱いに従って判断することを、このルールに含めてください。

入力が難しい数字でも、文章の型を作ることはできます。実数の代わりに「売上は前月より増加」「主な理由は既存案件の追加受注」のように、社内で入力可能と判断した範囲の材料を使う方法です。

月次報告だけのルールを一枚にする

ここまで決めた内容を、担当者が作業中に見返せる形にします。長い文書にする必要はありません。対象作業、入力材料、AIの役割、確認者が分かれば、初版として使えます。

月次報告でのAI利用ルール・初版

• 対象作業：経営者向け月次報告の文章案を作る。
• 入力材料：社内で入力可能と判断した、確認済みの集計値・比較・変動理由・対応予定だけを使う。
• 入力しないもの：売上一覧の原本、不要な取引先名・担当者名・案件名、取引先を推測できる詳細。
• AIに任せること：渡した材料の整理と文章の下書き。材料にない原因や成果は補わせない。
• 確認する人：報告担当者が数字と事実を照合し、報告の責任者が内容を確認してから提出する。

このまま自社の情報の扱い方に合わせて書き換えられます。特に「入力材料」は、会社として何を外部のAIサービスに入力できるかを確認してから確定してください。判断がつかない項目は、そのまま貼って試すのではなく、初版では入力対象から外します。

担当者が迷いやすいのは、「この情報は個人情報ではないから大丈夫だろう」と考える場面です。月次売上や案件の状況も、会社や取引先にとって扱いに注意が必要な場合があります。名前の有無だけで決めず、その情報を社外のサービスに入力してよいかを基準にします。

下書きは「事実」と「未確認」を分けて頼む

ルールができたら、実際の月次報告で一度試します。最初は過去の報告を使い、社内で入力可能と確認した材料だけを渡すと、下書きと完成版を見比べやすくなります。

AIへの依頼文も短くて十分です。大切なのは、もっともらしい説明を足させないこと。例えば、次のように書けます。

下書きの依頼文

次の確認済みの材料だけを使い、経営者向け月次報告の文章案を作ってください。売上の変化、確認済みの理由、次の対応を分けて書いてください。材料にない原因や数字は補わず、情報が足りない箇所は「要確認」と示してください。

入力する材料

• 売上の変化：
• 確認済みの理由：
• 次の対応：

出力された文章を、そのまま提出しないこともルールの一部です。担当者は元の集計と数字が一致するか、確認していない理由が紛れ込んでいないかを見ます。責任者は、来月の対応が実際の方針と合っているかを確認します。

試してみて「入力材料が足りず、毎回『要確認』ばかりになる」と分かったら、材料欄を直します。反対に、不要な情報を入れていたと分かったら削ります。初版は完成品ではなく、実際の月次報告で迷った箇所を直すための土台です。

最初の一歩は、一つの作業を選ぶこと

社内のAI利用ルールを最初から全業務分そろえようとすると、「営業では？」「採用では？」と論点が広がります。月次報告に絞れば、使う材料、AIが作るもの、提出前に見る人を具体的に決められます。

今日やることは一つです。次の月次報告でAIに下書きを頼むなら、入力してよい材料は何かを、担当者と責任者で書き出してください。そこが決まれば、最初のルールを文章にできます。

もっと具体的な手順とテンプレートが必要な方へ

月次報告の入力材料を選び、下書きを依頼し、提出前に数字と事実を確認するところまで、この記事の型で始められます。対象業務を変えても社内で回せる形にまとめた有料記事があります。

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この記事の続きを、社内で回せる形にまとめました

この記事で扱った話の続きとして、問い合わせ・Excel・研修・採用・SNSにそのまま使えるプロンプトとテンプレ、社内のAI利用ルール雛形、使い始める前の安全チェック、30日の導入計画までを1本にまとめました。

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