社内のAI利用ルール、正社員とアルバイトで違っていいの？「全員同じ」が危ない理由
「正社員にはChatGPTを使わせたい。でも、アルバイトにも同じように使わせていいの？」
そんな疑問を持つ、社員30人以下の会社の経営者や担当者に向けた記事です。
今回は、小さな小売店の「お客様からの問い合わせ対応」を例に、雇用形態でAI利用ルールを分けるべきなのか、何を基準に判断するのかを考えます。
結論から言うと、正社員とアルバイトでAIの利用範囲が違っても問題ありません。
ただし、正社員だから許可、アルバイトだから禁止という決め方はおすすめしません。
大切なのは、雇用形態ではなく「その人がどの情報を扱う必要があるか」です。
全員に同じルールを適用すれば、公平なのか？
例えば、社員とアルバイトを合わせて20人ほどの小売店を想像してください。
このお店では、お客様から毎日のように問い合わせが届きます。
「注文した商品はいつ届きますか？」
「返品したいのですが、対応できますか？」
「購入した商品の使い方を教えてください」
こうした問い合わせに答えるため、会社がChatGPTの導入を検討しています。
正社員は、注文情報や返品履歴を確認して回答を作ります。
一方、アルバイトは、商品の基本的な説明や、よくある質問への案内を担当しています。
ここで経営者は悩みます。
「AIを正社員だけに許可すると不公平では？」
「全員に許可すると情報漏えいが心配だ」
これ、単純にどちらかを選ぶ話ではないと思います。
全員に同じAIツールを使わせることと、全員に同じ情報を扱わせることは、まったく別だからです。
「正社員だから安全」という考え方にも落とし穴がある
例えば、正社員のAさんがChatGPTに問い合わせ文の下書きを作らせるとします。
その際、次の情報をまとめて入力しました。
- お客様の氏名
- 電話番号
- 注文番号
- 購入商品
- 問い合わせ内容
一方、アルバイトのBさんは、商品名と公開済みの商品説明だけを入力して、案内文を作りました。
どちらの使い方が情報管理上、安全でしょうか。
少なくとも、入力情報の機密性という点では、Bさんの使い方のほうがリスクを抑えています。
Aさんが正社員だからといって、顧客情報を外部のAIサービスに入力してよいとは限りません。
反対に、Bさんがアルバイトだからといって、公開情報を使った文章作成まで禁止する必要があるとは限りません。
AI利用で見るべきなのは、肩書ではなく、実際の操作です。
誰が、どんな情報を、どのサービスに入力し、何を出力させるのか。
ここを決めないまま雇用形態だけで区切ってしまうと、安全な使い方まで禁止したり、危険な使い方を見逃したりします。
正社員にもアルバイトにも、同じ情報管理上の問題は起こり得るのです。
AIを使う権限と、情報を見る権限は分けて考える
では、どうやってルールを決めればよいのでしょうか。
私は、次のように考えるのが分かりやすいと思います。
AIの利用範囲は「担当業務」、入力できる情報は「情報の種類」で決める。
先ほどの小売店を例にします。
アルバイトは、商品の基本的な問い合わせを担当しています。
この場合、公開済みの商品説明をChatGPTに入力して文章を整えることは、会社が認めた環境であれば許可できます。
一方、顧客の注文履歴や返品理由を使った回答は、正社員が担当しているとします。
ただし、正社員にその情報を閲覧する権限があっても、ChatGPTへの入力を自動的に許可するわけではありません。
「仕事で見ることができる情報」と「外部AIに入力してよい情報」は違います。
ここが重要です。
注文履歴を社内システムで確認することと、外部のAIサービスに転記することでは、情報の扱われ方が異なります。
契約内容やサービスの設定によって、入力情報の保存、学習への利用、管理機能なども変わります。
会社が入力を許可していない情報は、正社員であっても入力できない。
この原則を先に決めておけば、雇用形態による不公平感も説明しやすくなります。
同じ「問い合わせ対応」でも、許可する作業は変わる
具体的に、問い合わせ対応を分けてみましょう。
アルバイトにも許可できる作業
- 公開済みの商品情報から説明文を作る
- 個人情報を含まない文章を読みやすくする
- 公開済みのFAQを短く要約する
正社員が担当する作業
- 顧客の注文履歴を社内システムで調べる
- 返品や返金の条件を確認する
- 顧客ごとの最終回答を判断する
ここで注意したいのは、正社員の担当業務だからといって、すべてAIに任せてよいわけではないことです。
例えば、返品の問い合わせに対して、ChatGPTが「返金できます」と回答文を作ったとします。
その文章が自然でも、実際の返品条件と一致している保証はありません。
だからこそ、会社が定めた返品規定と照合し、正式な回答を人が決定する必要があります。
また、アルバイトでも返品判断を任されている人はいるでしょう。
その場合は雇用形態ではなく、会社が正式に任せている業務範囲に応じて権限を設定します。
つまり、同じ仕事を担当し、同じ情報を扱う必要があるなら、雇用形態だけを理由にAI利用を制限する合理性は薄いということです。
今日から使える、AI利用ルールの決め方
難しい規程を最初から作る必要はありません。
まずは、問い合わせ対応でAIに任せる作業を整理します。
その際、次の4段階で考えてください。
① 担当する業務を決める
最初に、その人がどこまで対応する役割なのかを確認します。
例えば「商品説明の下書きまで」「返品条件の確認まで」「最終返信の承認まで」と分けます。
② 扱う情報を分類する
次に、AIへ入力する情報を確認します。
公開情報なのか、社内限定情報なのか、顧客の個人情報なのか。
名前を消しただけで、注文番号や問い合わせ内容から個人が特定できる場合もあります。
情報の種類だけでなく、組み合わせにも注意が必要です。
③ AIへの入力可否を決める
担当業務で必要な情報でも、外部AIに入力できるとは限りません。
会社が承認したAIサービスの設定や契約条件、顧客との約束を確認して、入力できる範囲を決めます。
判断できない情報は、許可されるまで入力しないルールにします。
④ 最終確認する人を決める
最後に、AIが作った文章を誰が確認するか決めます。
例えば、公開済みの商品説明の整文は担当者が確認し、返金や特別対応に関する回答は責任者が承認する、といった形です。
これなら、正社員にもアルバイトにも、役割に応じた説明ができます。
そのまま使える、社内ルールの記入例
先ほどの小売店なら、次のような簡単な記入欄から始められます。
AI利用ルール：問い合わせ対応
対象業務： お客様への問い合わせ返信文の作成
利用を許可する人： 会社が指定した正社員・アルバイト
入力してよい情報： 公開済みの商品情報、公開済みFAQ、個人や取引先を特定できない一般的な質問文
入力してはいけない情報： 顧客の氏名、連絡先、注文番号、購入履歴、その他会社が未承認の情報
AIに任せる範囲： 説明文の下書き、文章の整理、言い回しの改善
人が判断する範囲： 返品・返金の可否、例外対応、顧客への正式な回答
確認責任者： 店長または会社が指定した担当者
判断に迷った場合： AIへ入力せず、責任者へ確認する
これはあくまで記入例です。
実際には、利用サービスの契約、会社の情報管理方針、個人情報の取扱いなどに合わせて調整してください。
また、業務を担当する人が変わったときには、AIの利用権限も見直します。
アルバイトから正社員になったから自動的にすべて解禁するのではなく、新しく担当する仕事に必要な範囲を確認する。
逆に、正社員でも担当を外れた業務の情報は、必要なくなればアクセス権限を見直す。
ここまで考えると、AI利用ルールは特別なものではなく、普段の情報管理の延長にあると分かります。
「同じルール」と「同じ権限」は違う
正社員とアルバイトのAI利用ルールは、完全に同じである必要はありません。
ただし、情報を守る基本原則は共通にするべきです。
- 承認されたAIサービスだけを使う
- 許可されていない情報は入力しない
- AIの回答を確認せず正式な案内に使わない
- 迷ったときは入力前に責任者へ確認する
この原則は全員共通。
そのうえで、担当業務によって使える情報や操作の範囲を変えます。
そうすれば、AIを便利に使いたい気持ちと、会社として情報を守る責任を両立しやすくなります。
社内で「アルバイトにはAIを使わせていいのか」という話が出たら、私はこう問い直すことをおすすめします。
「その人がAIで行う仕事に、どんな情報が必要なのか？」
今日やることは一つだけ。
社内の問い合わせ対応を一つ選び、正社員とアルバイトそれぞれがAIに入力してよい情報を書き出してみてください。
違いを説明できない部分が見つかれば、そこがルールを整える出発点です。
もっと具体的な手順とテンプレートが必要な方へ
担当業務ごとの利用権限の整理、入力禁止情報の分類、承認者を決める手順など、社内で実際に使うための作業があります。
これらを社内で回せる形にまとめた有料記事も用意しています。
この記事の続きを、社内で回せる形にまとめました
この記事で扱った話の続きとして、問い合わせ・Excel・研修・採用・SNSにそのまま使えるプロンプトとテンプレ、社内のAI利用ルール雛形、使い始める前の安全チェック、30日の導入計画までを1本にまとめました。
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