社員がこっそりChatGPTを使っている。社長は「禁止」と言う前に何をすべきか？
「社員が会社に黙ってChatGPTを使っていたら、どうしますか？」
社員30人ほどの会社で、営業担当者が見積書の説明文をChatGPTに作らせていたとします。
便利なのは分かる。でも、取引先の情報が外部に送られていたら困る。かといって、全面禁止にすると業務効率化の機会も失います。
今回は、そんな会社が禁止を決める前にやるべきことを、営業の見積書作成を例に整理します。
結論は、社員が何に困り、何を入力しているのかを、責めずに確認することです。
「禁止すれば安全」は本当でしょうか？
例えば、営業担当者が見積書を作っている場面です。
商品名、数量、金額はExcelでまとめられます。しかし、見積書に添える説明文を毎回考えるのは面倒です。
そこで担当者は、ChatGPTにこう入力します。
「この見積内容を、お客様に分かりやすく説明してください」
数秒で文章の下書きができます。
担当者に悪意はありません。少しでも早く仕事を終わらせたいだけです。
ところが、入力した内容に顧客名、取引条件、未公開の価格情報まで含まれていたらどうでしょうか。
問題は文章をAIに作らせたことではありません。
外部サービスに渡してよい情報を、会社も社員も整理できていないことです。
ここで経営者が「ChatGPTは使用禁止」と通達したら、どうなるでしょう。
全員が使用をやめる可能性もあります。一方で、便利さを知った社員が、会社に相談せず個人のアカウントで使い続ける可能性もあります。
禁止という言葉だけでは、情報の扱い方は改善されません。
もちろん、機密情報の流出が疑われる場合は、利用停止や事実確認を優先する必要があります。
ただ、日常的なAI利用の管理では、禁止か放任かの二択にしないことが重要です。
なぜ社員は黙って使うのか
社員の立場で考えてみます。
見積書の説明文を考えるのに時間がかかる。ChatGPTなら下書きがすぐにできる。
でも、上司に使っていいか聞くと、「情報漏えいが怖いから使うな」と言われそうです。
それなら黙って使おう。
これは想定例ですが、会社が避けたい状況です。
社員がAIを使う理由には、単なる興味だけでなく、既存業務への不満が隠れていることがあります。
例えば、営業担当者なら次のような悩みです。
- 見積書の説明文を毎回ゼロから考えている
- 商品の特徴を短く説明するのが難しい
- 上司から文章の修正を何度も求められる
- 書類作成に時間を取られ、営業活動に集中できない
ここを確認しないまま利用を禁止すると、社員が抱えていた問題は残ります。
私は、AIの利用を把握するときには「どのサービスを使ったか」だけでなく、「なぜ使いたくなったか」まで確認すべきだと考えています。
そこに、会社が改善すべき業務が見えるからです。
最初にやるのは、利用者探しではない
では、経営者や管理担当者は何から始めればよいのでしょうか。
おすすめは、社員が安心して相談できる、短い利用実態調査です。
ここで注意したいのが、調査の目的を間違えないことです。
「誰が勝手に使ったのか」を突き止める調査にすると、社員は答えにくくなります。
会社が知るべきなのは、まず業務上の利用状況と情報管理上の問題です。
例えば、次のような案内を社内に出します。
社内向け案内文テンプレート
業務での生成AI利用について、現在の状況を確認します。
目的は利用者を探して責めることではなく、安全に活用できる環境を整えることです。
次の内容を教えてください。
- 利用した業務：どんな作業にAIを使ったか
- 入力した情報：顧客情報や社内資料を含めたか
- 得られた成果：どの作業が楽になったか
- 困ったこと：判断に迷ったことや不安な点はあるか
回答に顧客名、契約内容などの機密情報は記載しないでください。
情報の誤入力などが心配な場合は、公開の回答欄ではなく管理担当者へ直接相談してください。
この調査で、会社がAI活用をどう支援すべきかが見えてきます。
匿名で回答できる仕組みにするのも一案です。ただし、問題が起きたときに報告できる個別の相談窓口も必要です。
なお、責めない方針と、情報管理上の問題を放置することは別です。
不適切な入力が判明した場合は、内容や契約条件を確認し、必要な対応を取ります。
見積書作成なら、どこで線を引く？
社員から次の回答が集まったとします。
「見積書の説明文をChatGPTで整えています」
会社はこれを一律に禁止する必要があるでしょうか。
私は、作業そのものよりも、入力する情報と最終確認の方法で判断するのが現実的だと考えます。
例えば、同じ見積書作成でも、次のように分けられます。
利用を認めやすい作業
- 公開済みの商品説明を短くまとめる
- 架空の見積例を使って文章を練習する
- 顧客情報を含まない一般的な説明文を作る
事前確認が必要な作業
- 未公開の価格や取引条件を入力する
- 顧客名や担当者の連絡先を入力する
- 社外秘の見積資料をそのまま添付する
重要なのは、情報を扱うサービスの契約条件や、会社の守秘義務も確認することです。
有料版だから、法人向けだからという理由だけで、すべての情報を安全に入力できるわけではありません。
入力情報の取り扱い、保存、学習への利用、管理機能などは、サービスや契約によって異なります。
また、顧客名を削除しても、特殊な取引内容から顧客が推測される場合があります。
「名前を消せば何でも入力してよい」というルールも危険です。
まずは、公開情報だけで作れる文章から利用を認める。それでも困る業務があれば、必要な環境や契約を検討する。
この順番なら、無理に全業務をAI化せずに進められます。
使ってよい範囲を決めたら、報告できる状態を作る
会社が一度ルールを作っても、社員が毎回正しく判断できるとは限りません。
例えば、見積書の説明文を作る途中で、誤って顧客の詳細情報を貼り付けてしまったとします。
ここで社員が「報告したら怒られる」と考えれば、問題の発見が遅れるおそれがあります。
だからこそ、利用ルールには禁止事項だけでなく、間違えたときの報告方法も必要です。
例えば、社内に次のように伝えます。
「入力してはいけない情報を送った可能性がある場合は、自己判断で放置せず、管理担当者へ速やかに報告してください」
報告を受けた側は、入力した情報、利用サービス、送信した日時などを確認し、必要な対応を判断します。
契約内容や情報の種類によっては、顧客への連絡や専門家への相談が必要になる場合もあります。
社員に求めたいのは、ミスを絶対に起こさないことだけではありません。
迷ったら相談する。間違えたらすぐ報告する。
その行動が取れる状態を作ることも、情報管理の一部です。
30人規模の会社なら、全社導入より小さく始める
利用実態が分かったら、いきなり全社員にChatGPTを導入する必要はありません。
例えば、見積書の説明文だけを対象にして、次の順番で進めます。
- 利用状況を確認する：社員が何に使っているか聞く
- 入力情報を区分する：公開情報と社外秘情報を分ける
- 試せる作業を決める：公開情報による下書きに限定する
- 相談窓口を知らせる：迷ったときの連絡先を共有する
そのうえで、文章の内容が正しいか、価格や納期の説明に誤りがないかを担当者が確認します。
AIが作った文章は、完成品ではなく下書きとして扱います。
このように利用範囲を絞れば、会社側も確認するポイントを明確にできます。
社員からも、実際に役立つ場面や使いにくい点を集めやすくなります。
効果を確認するときは、利用前後の作業時間に加え、修正にかかった時間やミスの有無も見ます。
AIの利用回数が増えたことより、見積書の作成が本当に楽になったかを確かめる方が大切です。
今日、社長がやることは一つだけ
社員がこっそりChatGPTを使っていると知れば、不安になるのは自然です。
ただ、その事実は、社員が今の仕事をもっと効率よく進めたいと考えているサインかもしれません。
会社が最初にすべきなのは、利用者を探して注意することではありません。
何に使いたいのか。どんな情報を入力しているのか。どこで判断に迷っているのか。
そこを把握したうえで、認める作業と制限する作業を決めることです。
今日やることは、社員に「仕事でChatGPTを使ったことがありますか。何に使いましたか」と聞くこと。
ただし、責めるためではなく、安全な使い方を一緒に決めるための質問だと伝えてください。
小さな会社だからこそ、複雑な仕組みを導入する前に、こうした対話から始められます。
もっと具体的な手順とテンプレートが必要な方へ
社員への利用実態調査から、入力情報の区分、利用可能な業務の設定、報告ルールの整備まで、社内で実施する際の整理が必要になります。
こうした作業を社内で回せる形にまとめた有料記事も用意しています。
この記事の続きを、社内で回せる形にまとめました
この記事で扱った話の続きとして、問い合わせ・Excel・研修・採用・SNSにそのまま使えるプロンプトとテンプレ、社内のAI利用ルール雛形、使い始める前の安全チェック、30日の導入計画までを1本にまとめました。
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